//

Evidence zařízení a PCB podle § 39 odst. (8) zákona - elektronická forma ve formátu ".xls"

Návod na vyplnění Evidenčního listu (0,24 MB, Adobe Acrobat dokument)

Elektronická podoba Evidenčního listu pro inventarizaci zařízení a látek podle § 39 odst. (8) zákona a zařízení, u nichž se prokazuje nepřítomnost PCB podle § 27 odst. (7) zákona, reflektuje listinnou podobu obsaženou v příloze č. 2 vyhlášky MŽP v dohodě s MZ ČR č. 384/2001 Sb., o nakládání s PCB, a je umístěna v několika variantách ke stažení zde.

Proč v několika variantách? Nejdříve si zodpovězte následující otázku: "Jakým způsobem budu pro konkrétní zařízení nebo jeho samostatnou část prokazovat (ne)existenci PCB v náplni?"

Zní-li odpověď:

  1. Analytickým stanovením po 1.1.2002 (v registrované laboratoři rozhodčí analytickou metodou dle DIN 51527 nebo ČSN EN 61619), což znamená, že údaje "Identifikační číslo osoby provádějící odběr" a "Kód laboratoře" znáte, pak "Registrační číslo evidenčního listu" je "..../......" a proto použijete tento formulář: Elektronická podoba Evidenčního listu pro "Registrační číslo evidenčního listu" ..../......  (0,44 MB, Adobe Acrobat dokument)
  2. Odečtením ze štítku nebo čestným prohlášením výrobce zařízení i s originální (stávající) náplní a nevíte, zda náplň PCB obsahuje, pak "Registrační číslo evidenčního listu" je "9999/......" a proto použijete tento formulář: Elektronická podoba Evidenčního listu pro "Registrační číslo evidenčního listu" 9999/...... (0,44 MB, Adobe Acrobat dokument)
  3. Analytickým stanovením před 1.1.2002 (v laboratoři se zavedeným a posouzeným systémem jakosti dle ČSN EN 45001 nebo ČSN EN ISO 9001 rozhodčí analytickou metodou dle DIN 51527), což znamená, že údaje "Identifikační číslo osoby provádějící odběr" a "Kód laboratoře" jste ještě neznali, pak "Registrační číslo evidenčního listu" je "8888/......" a proto použijete tento formulář: Elektronická podoba Evidenčního listu pro "Registrační číslo evidenčního listu" 8888/......  (0,45 MB, Adobe Acrobat dokument)
  4. Odečtením ze štítku nebo čestným prohlášením výrobce zařízení i s originální (stávající) náplní a víte, že náplň PCB neobsahuje, pak "Registrační číslo evidenčního listu" je "7777/......" a proto použijete tento formulář: Elektronická podoba Evidenčního listu pro "Registrační číslo evidenčního listu" 7777/...... (0,44 MB, Adobe Acrobat dokument)

Vysvětlivky ke značkám používaným v Evidenčním listu naleznete na konci formuláře za listem číslo 3!!!

Univerzální a původně používaná elektronická podoba Evidenčního listu je umístěna ke stažení zde:

Univerzální elektronická podoba Evidenčního listu (0,44 MB, Adobe Acrobat dokument)

Při zasílání vyplněné elektronické podoby Evidenčního listu (ve formátu ".xls") platí, že se vyplňuje jeden Evidenční list k jednomu zařízení s vlastním výrobním číslem nebo k jedné samostatné části zařízení, která má vlastní výrobní číslo a že je Evidenční list zasílán celý, i když některé položky nemají svou hodnotu (nejsou vyplněné).

Elektronická podoba Evidenčního listu bude zasílána jako samostatný soubor (jedno zařízení nebo jedna samostatná část zařízení = jeden Evidenční list = jeden soubor formátu ".xls") ve formátu ".xls", a to ve dvou identických provedeních. První soubor bude zasílán jako soubor zaheslovaný osobou, která kontrolovala jeho správnost (subjekt, který inventarizaci provádí). Tento soubor bude zálohován u správce inventarizační databáze pro případ, že by dotyčný subjekt nabyl přesvědčení, že jím podaná data byla před zavedením do databáze změněna bez jeho vědomí (náhrada elektronického podpisu). Druhý bude zasílán jako soubor bez hesla. Tento soubor bude využit ke transportu dat do inventarizační databáze. Při pojmenování souborů v rámci jejich ukládání je nutné dodržet požadavek na rozlišení zaheslovaného souboru od nezaheslovaného, např. použitím písmene "H" před samotným názvem souboru. Lze také zasílat dvě komprimované sady výše zmíněných nezaheslovaných souborů, přičemž lze zaheslovat jedním heslem celou komprimovanou sadu. Akceptované formáty komprimovaných souborů jsou ".zip" (WinZip) nebo ".rar" (WinRAR). Při pojmenování komprimovaných sad souborů v rámci jejich ukládání je nutné dodržet požadavek na rozlišení zaheslované sady souborů od nezaheslované, např. použitím písmene "H" před samotným názvem komprimované sady souborů.

Oba soubory formátu ".xls" (nebo jejich komprimované sady - soubory formátu ".zip" nebo ".rar") budou zasílány na e-mailovou adresu: inventarizacepcb[at]vuv.cz.

Po zavedení dat do databáze (nikoli ihned po příjmu dat na adrese inventarizacepcb[at]vuv.cz) bude Evidenčnímu listu přiděleno identifikační číslo, pod kterým bude daný soubor v evidenci veden a které bude odesílateli, resp. subjektu, který inventarizaci provádí, sděleno e-mailem.

Komentář ke smyšlenému vzoru 0001: zařízení s výrobním číslem 1199 o daných vlastnostech, které je ve vlastnictví uvedené firmy, která je zároveň jeho provozovatelem. (Ne)existence PCB je v tomto případě prokazována analytickým stanovením. Vzorek odebírala osoba s přiděleným identifikačním číslem 0001 do vzorkovnice s pořadovým číslem 000101. Analýzu provedla laboratoř s přiděleným kódem 0011 a zaprotokolovala pod značkou 2004/0001/1. Výpočet celkové koncentrace PCB zohledňuje Upozornění odboru odpadů Ministerstva životního prostředí k rozhodčím metodám a postupu stanovení celkové koncentrace PCB. Odstraněno bylo zařízení uvedenou oprávněnou osobou. Zaslány byly listy 0, 1, 2 a 3.

Elektronická podoba evidenčního listu - vzor 0001 (0,47 MB, Adobe Acrobat dokument)

Komentář ke smyšlenému vzoru 9999: zařízení s inventárním číslem 1199 přiděleným v rámci vnitropodnikové evidence majetku o daných vlastnostech, které je ve vlastnictví uvedené firmy. Divize této firmy provádí inventarizaci a je provozovatelem zařízení. Existence PCB je v tomto případě prokazována odečtením údaje ze štítku. Zneškodněno nebo odstraněno zařízení doposud oprávněnou osobou nebylo. Zaslány byly listy 0, 1, 2 a 3.

Elektronická podoba evidenčního listu - vzor 9999 (0,46 MB, Adobe Acrobat dokument)

Postup při vyplňování Evidenčního listu ve formátu ".xls" :

  1. otevřete aktivní odkaz na výše zmíněnou, Vámi zvolenou variantu Evidenčního listu,
  2. soubor otevřený v samostatném okně uložíte na harddisk svého počítače pod stávajícím názvem, čímž získáte kdykoli použitelný vzor,
  3. tento soubor opět uložíte na harddisk Vašeho počítače, tentokrát pod Vámi zvoleným názvem (doporučuje se použít v názvu výrobní číslo zařízení, nemá - li zařízení výrobní číslo, tak jeho jinou, Vámi přidělenou identifikaci),
  4. vyplníte všechny doposud zjištěné údaje o jednom zařízení nebo jeho samostatné části, a to ve všech listech Evidenčního listu (listech 0, 1, 2 a 3), přičemž položky jsou - podle zvolené varianty - označeny těmito znaky: "P" - vyplnění hodnoty údaje je povinné, "X" - vyplnění hodnoty údaje je zakázané, " " - vyplnění hodnoty údaje je nepovinné, platí, že znáte-li ji, vyplníte,
  5. soubor uložíte,
  6. soubor zaheslujete a opět uložíte, tentokrát pod stejným názvem, ke kterému pouze přidáte "H" (na začátek nebo konec názvu),
  7. zaheslovaný soubor zavřete,
  8. vrátíte se k souboru nezaheslovanému,
  9. tento soubor opět uložíte, tentokrát pod jiným, Vámi zvoleným názvem (doporučuje se použít názvu výrobní číslo, nemá - li zařízení výrobní číslo, tak jeho jinou, Vámi přidělenou identifikaci),
  10. opakujete postup od bodu 4. až k bodu 7., a to tak dlouho, dokud nezískáte dvojnásobný počet uložených souborů (ne listů v souboru!!!) formátu ".xls", než kolik evidovaných zařízení nebo jejich samostatných částí přihlašujete, přičemž první polovina budou soubory nezaheslované a druhá polovina soubory zaheslované.
  11. všechny soubory zašlete na e-mailovou adresu: inventarizacepcb[at]vuv.cz.

Nebo:

  1. otevřete aktivní odkaz na výše zmíněnou, Vámi zvolenou variantu Evidenčního listu,
  2. soubor otevřený v samostatném okně uložíte na harddisk svého počítače pod stávajícím názvem, čímž získáte kdykoli použitelný vzor,
  3. tento soubor opět uložíte na harddisk Vašeho počítače, tentokrát pod Vámi zvoleným názvem,
  4. vyplníte všechny doposud zjištěné údaje o jednom zařízení nebo jeho samostatné části, a to ve všech listech Evidenčního listu (listech 0, 1, 2 a 3), přičemž položky jsou - podle zvolené varianty - označeny těmito znaky: "P" - vyplnění hodnoty údaje je povinné, "X" - vyplnění hodnoty údaje je zakázané, " " - vyplnění hodnoty údaje je nepovinné, platí, že znáte-li ji, vyplníte,
  5. soubor uložíte,
  6. opakujete postup od bodu 3. až k bodu 5., a to tak dlouho, dokud nezískáte stejný počet uložených souborů (ne listů v souboru!!!) formátu ".xls", kolik evidovaných zařízení nebo jejich samostatných částí přihlašujete,
  7. všechny soubory zkomprimujete do dvou sad souborů, a to ve formátu ".zip" (WinZip) nebo ".rar" (WinRAR), přičemž první sadu uložíte pod Vámi zvoleným názvem a druhou sadu zaheslujete a opět uložíte, tentokrát pod stejným názvem, ke kterému pouze přidáte "H" (na začátek nebo konec názvu),
  8. obě sady zašlete na e-mailovou adresu: inventarizacepcb[at]vuv.cz.

Principem inventarizační databáze PCB je minimalizace počtu textových položek v evidenčním listu a naopak maximalizace položek předdefinovaných. Tyto předdefinované položky mají formát "číselník" a "seznam" a jejich použití minimalizuje vznik chyb v zápisu evidovaných údajů do Evidenčního listu.

Při vyplňování Evidenčního listu ve formátu ".xls" platí tato základní pravidla:

  1. není-li známa hodnota požadovaného údaje, nevyplňuje se do polí určených k vyplnění nic (ani číslo "0", ani text "není vidět", "nečitelné" apod.),
  2. za položkou, jejíž formát není předdefinovaný, je dvojtečka. Tuto položku bude tvořit text nebo řetězec znaků (písmen, čísel a znaků jako "/", "-" a "@"). Výjimku tvoří položky "Inventarizaci provádí:" a "Zařízení obsahuje PCB:";
  3. není-li za položkou dvojtečka, její hodnota je uvedena ve výběrových tabulkách v textu Způsob vyplňování formuláře uvedeného v příloze č. 2 k vyhlášce č. 384/2001 Sb.,
  4. při vyplňování textových nebo znakových položek je vhodné volit co nejstručnější a nejvýstižnější formulaci a vyvarovat se textových chyb,
  5. v případě položek "Registrační číslo evidenčního listu", "Výrobní číslo zařízení / Jiná identifikace:" a " Kód / Hermetizace zařízení" musí být dodržena jejich jednotnost při vyplňování v jednotlivých listech, jinak nebude umožněno zachování logického spojení částí listu pomocí těchto jednoznačných identifikátorů,
  6. při vyplňování jednotlivých položek nelze měnit obsah polí (vpisovat údaje), která nejsou určená k vyplnění (v elektronické podobě jsou barevně odlišená, pole určené k vyplnění je bílé),
  7. do / z jednotlivých polí určených k vyplnění (nebo ostatních) nelze vkládat / odstraňovat řádky ani sloupce. Proč? Protože každá vyplňovaná položka v Evidenčním listu má svou "adresu" danou číslem řádku a písmenem sloupce. Adresy buněk (červená čísla a písmena) (0,48 MB, Adobe Acrobat dokument). Provedete-li výše zmíněné operace, tyto adresy se změní a vyplněné údaje se načtou na špatné místo nebo se nenačtou vůbec a soubor nebude možné zpracovat;
  8. je zakázáno mazat části Evidenčního listu,
  9. je zakázáno kopírovat části Evidenčního listu do jiných, nově vytvořených listů sešitu souboru ".xls". Proč? Protože jinak zasíláte v jednom souboru údaje o více zařízeních. Budete-li pak chtít zaslat doplněné údaje jen k jednomu zařízení, musíte je umístit do správného listu a pak zaslat zase celý soubor znovu pod stejným názvem. Ovšem program pro převod položek do databáze načítá údaje pouze z prvního, resp. jediného listu souboru formátu ".xls".

Datové typy (0,49 MB, Adobe Acrobat dokument)